Kako izbrati ERP brez dragih napak?
Na papirju vse deluje. Demo predstavitev gladko teče. Ponudba je urejena. Realnost: prilagoditve, kompromisi, počasnost, odvisnost. Kako se temu izogniti?
Najpogostejše napake pri izbiri ERP
1. Izbira po seznamu funkcionalnosti
"Ta ima vse, kar potrebujemo."
Seveda ima. Vsak večji sistem ima desetine modulov in tisoče funkcij. Ni vprašanje, ali sistem zmore. Vprašanje je, ali vaše podjetje zmore živeti na način, ki ga sistem predpostavlja.
Veliki sistemi so zgrajeni za povprečje v čim več panogah. Vaše podjetje ni povprečje.
2. Popis obstoječih procesov brez kritične presoje
Klasičen scenarij implementatorjev: najprej se naredi "analiza". V resnici je to le popis trenutnega stanja.
Nato se to stanje prenese v ERP. In zabetonira.
Če so sedanji procesi počasni, zapleteni ali polni izjem, jih boste le digitalizirali. Digitalizirana zmeda je še vedno zmeda, samo dražja.
3. Zanašanje na ime sistema
Veliko vodstev izbere rešitev, ki daje občutek osebne varnosti. "Če vzamemo največjega, nam nihče ne more očitati napačne izbire."
To je človeško. A poslovno tvegano. Če procesi niso jasni, bo ta kompleksnost velikega sistema samo povečala kaos. Samo da bo zdaj ta kaos stal na stotisoče evrov več.
Največje tveganje ni, da izberete bolj ali manj znan sistem. Največje tveganje je, da zabetonirate napačen način dela in ga potem zelo drago vzdržujete veliko naslednjih let.
4. Podcenjevanje odvisnosti
Vsaka prilagoditev stane. Vsak poseben razvoj stane še več. Vsaka sprememba čez tri leta bo spet projekt.
Če sistem zahteva stalno prilagajanje, niste lastnik sistema. Sistem je lastnik vas.
Zakaj funkcionalnosti niso glavni kriterij?
Funkcionalnosti so higienik. Vsako resno podjetje danes potrebuje računovodstvo, prodajo, nabavo, zaloge, proizvodnjo, CRM.
To ni konkurenčna prednost. To je osnova.
ERP ni vprašanje "kaj vse zna". ERP je vprašanje "kako bomo delali".
Ali sistem podpira poenostavljene procese ali ohranja zapletene?
Ali omogoča rast in spremembe brez eksplozije prilagoditev?
Ali razumete, kaj boste morali spremeniti v podjetju?
Tri vprašanja za vodstvo, pred izbiro
1. Kje danes izgubljamo največ časa in denarja?
Ne na ravni oddelkov. Na ravni vodstva.
Kje čakajo odločitve? Kje se podatki popravljajo ročno? Kje so izjeme postale pravilo?
Če tega ne znate jasno povedati, je prezgodaj za izbiro sistema.
2. Katere procese smo pripravljeni spremeniti?
Vsak ERP zahteva spremembe. Vprašanje je, ali jih boste vodili vi ali sistem.
Če želite, da se nič ne spremeni, potem ne kupujete ERP. Kupujete drag arhiv.
3. Kdo nosi odgovornost za uspeh?
IT? Operativa? Zunanji partner?
Če odgovornost ni jasno definirana, projekt postane kompromis.
Kompromisi pa v ERP projektih hitro postanejo stroški.
Kontrolni seznam za interno presojo
Preden izberete sistem, si iskreno odgovorite:
- Imamo jasno sliko, kako želimo, da podjetje deluje čez tri leta?
- Smo pripravljeni poenostaviti procese, tudi zato opustimo stare navade?
- Razumemo realne stroške prilagoditev in vzdrževanja?
- Vemo, katere tri stvari morajo po uvedbi delovati brez kompromisa?
- Imamo na ravni vodstva enotno odločitev, ne le tihega soglasja?
Če je več odgovorov nejasnih, odločitev še ni dozorela.
Kako se lotiti izbora ERP?
To ni nakup programske opreme. Niti tehnični projekt. Še manj predmet prestiža.
Nakup ERP je strateška odločitev o tem, kako bo podjetje delovalo v naslednjih letih.
Če želite pred izbiro preveriti, ali so vaši procesi dovolj jasni, enostavni in pripravljeni na sistem, je smiselno to narediti še pred pogajanji z dobavitelji.
Pogovorimo se o vašem načinu dela, o tveganjih in o tem, kje bi lahko projekt postal drag. V vsakem primeru boste imeli bolj jasne kriterije za odločitev.